Behandling av personuppgifter enligt GDPR

• Du kan begära att få ta del av de personuppgifter som Eksjö Kommunfastigheter har om dig, ett registerutdrag. Detta kan begäras ut en gång per år och då kostnadsfritt. Detta gör du genom att kontakta kommunfastigheter@eksjo.se.
  Utdraget innehåller information om i vilka register vi behandlar uppgifter om dig. Ett registerutdrag ska inte innehålla sådan information som inte skulle lämnats ut till den registrerade enligt offentlighet- och sekretesslagen.
  
• Du kan, under vissa förutsättningar, begära rättelse, radering eller begränsning av behandling av dina personuppgifter.
• Du kan begära dataportabilitet vilket innebär att du som har lämnat personuppgifter i vissa fall har rätt att få ut och använda dina personuppgifter på annat håll.
• Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsmål kan du när som helst meddela oss detta.
• Om personuppgiftsbehandlingen grundar sig på ditt samtycke kan du när som helst ta tillbaka det. Samtycket gäller då till och med den dag som återtagande skedde. För att ta tillbaka ett samtycke, ta kontakt med Eksjö Kommunfastigheter via kommunfastigheter@eksjo.se. Du ska då uppge för vilket ändamål du väljer att ta tillbaka ditt samtycke.
• Om du upplever att dina personuppgifter används på ett felaktigt sätt av Eksjö Kommunfastigheter så kan du invända mot behandling av dina personuppgifter. Kontakta oss via kommunfastigheter@eksjo.se.

I vissa fall måste vi följa arkivlagen eller andra lagar, vilket gör att vi inte kan radera uppgifter. Det kan innebära att en uppgift som har gallrats ur ett system för att den inte längre är nödvändig kan finnas kvar i ett annat system där personuppgiften fortfarande behövs. En del personuppgifter som är del av allmän handling måste lämnas ut på begäran oavsett vem som begär detta.

Information om behandling av personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter när du söker bostad, när du sedan blir kund hos oss och även en period efter att din tid som kund hos oss har upphört. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer.
En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.

Personuppgiftsansvarig

Företaget Eksjö Kommunfastigheter AB, organisationsnummer 556667-8230, är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter. Behandlingar utförs av oss eller av annat företag på vårt uppdrag.

Vårt dataskyddsombud är Erik Selander. Dataskyddsombudets övergripande uppgift är att övervaka att organisationen följer dataskyddsförordningen. Dataskyddsombudet kan också ge råd.

Dataskyddsombud:
Erik Selander
Telefon: 0381-67 95 08
E-post: dataskyddsombud@hoglandet.se

Vi har en personuppgiftssamordnare som kontrollerar att vi behandlar dina uppgifter korrekt och som du kan kontakta.

Personuppgiftssamordnare:
Magdalena Gustafsson
Österlånggatan 16, Eksjö
Telefon: 0381-363 00
E-post: eksjobostader@eksjo.se

När du ställer dig i vår bostadskö

Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

När du erbjuds en bostad hos oss

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogden samt behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds ett särskilt boende eller gruppboende kommer vi att hämta in beslut från socialnämnden.

Om du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked och kårmedlemskap eller andra intyg som styrker att du kommer att studera under hyrestiden.

Vi är ett kommunalt bolag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår informationshanteringsplan.

Under hyresförhållandet

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du bor i en studentbostad kommer vi till exempel att kontrollera att du studerar. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig.

Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Eksjöbostäder använder i vissa fall elektriska passagesystem, till gemensamma utrymmen, såsom entréer, tvättstugan och källardörr samt vid bokning av tvättstuga. I dessa fall hanteras personuppgifter, om objektsnummer. Syftet med hanteringen är tekniskt underhåll och felsökning samt att öka tryggheten och minska skadegörelse och stölder i våra fastigheter.
Loggningen i systemet lagras i två veckor, därefter raderas den. Ett fåtal anställda har åtkomst till systemet.

Vi anlitar personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.

När hyresförhållandet är slut

Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter som till exempel hyresavtalet,beslut från socialnämnd och studieintyg. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.

Dina rättigheter

• Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta.
• Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett registerutdrag. Detta kan begäras ut en gång om året och då kostnadsfritt.
• Du som registrerad har rätt att efter ansökan erhålla information om vilka personuppgifter som Eksjö Kommunfastigheter registrerat och behandlar i sina register som rör dig.
• Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade, begränsade eller raderade.
  Observera att det inte rör sig om någon absolut rättighet som gäller i alla sammanhang, registrerad har inte rätt att kräva att uppgifterna raderas under ett pågående kundförhållande.
  
• Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet).
  Rätten till dataportabilitet innebär att en registrerad har rätt att, på begäran, få ut de uppgifter som finns registrerade om honom eller henne i syfte att föra över dem och återanvända dem hos en annan part, till exempel en annan leverantör. Tillhandahålla uppgifterna i ett "strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format" som gör det möjligt för den registrerade att skicka informationen vidare.

Notera att vi kan behöva komplettering om vi inte kan identifiera vem som hör av sig till oss samt i de fall det inte är klart vilken uppgift som ska ändras/tas bort. Om du inte lämnar några kontaktuppgifter kan vi inte återkomma till dig vid behov av komplettering och för bekräftelse. Det kan leda till att ändring/borttagningen inte sker.

Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss, till dataskyddsombudet eller till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten Länk till annan webbplats.. Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR).

Cookies (kakor)

När man besöker vår hemsida så lagras en liten textfil som innehåller textinformation, en så kallade cookie, på besökarens dator. Cookies används för att ge statistik om användandet av hemsidan eller tjänsten. Statistiken ses bara som siffror och kopplas inte ihop med personuppgifter.

Ändringar

Vi kommer att regelbundet uppdatera detta dokument för att spegla eventuella ändringar i hur vi behandlar personuppgifter. Om vi gör väsentliga förändringar som kräver ditt samtycke kommer vi att meddela dig.

Övrigt

Ovanstående information är en summering kring hur vi tillgodoser dina rättigheter kring dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR).

Det är viktigt att du känner dig trygg när du lämnar information om dig själv till oss i Eksjö Kommunfastigheter AB när du söker arbete här. Vi tar stor hänsyn till skyddet av den personliga integriteten.

Dina personuppgifter kommer bara att användas inom Eksjö Kommunfastigheter AB och av personer som arbetar med rekrytering för vår räkning. Eksjö Kommunfastigheter AB är personuppgiftsansvarig och ansvarar därmed för behandlingen av personuppgifter enligt dataskyddslagstiftningen.

Har du frågor om rekryteringsprocessen eller rekryteringsdatabasen kan du kontakta os via eksjobostader@eksjo.se.

Vårt dataskyddsombud är Erik Selander på Höglandsförbundet. Dataskyddsombudets övergripande uppgift är att övervaka att organisationen följer dataskyddsförordningen.
Dataskyddsombudet kan också ge råd.

Dataskyddsombud:
Erik Selander
Telefon: 0381-67 95 08
E-post: dataskyddsombud@hoglandet.se

Vi har en personuppgiftssamordnare som kontrollerar att vi behandlar dina uppgifter korrekt och som du kan kontakta.

Personuppgiftssamordnare:
Magdalena Gustafsson
Österlånggatan 16, Eksjö
Telefon: 0381-363 00
E-post: eksjobostader@eksjo.se

Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter felaktigt kan du även vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten Länk till annan webbplats..

Personuppgifterna kommer att användas för rekryteringsändamål och avidentifierad statistik. Den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter är Eksjö Kommunfastigheter AB berättigade intresse av att administrera och dokumentera rekryteringsprocessen, och i vissa fall krävs samtycke. Efter avslutad rekrytering arkiveras uppgifterna för att kunna användas vid ett eventuellt överklagande av rekryteringen enligt till exempel diskrimineringslagstiftningen.

När möjligheten att överklaga inte längre finns, kommer informationen att förstöras. Om du har lämnat ditt samtycke till att informationen lagras även efter att tiden för överklagande har löpt ut, kan informationen lagras under så lång tid som du har samtyckt till. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att kontakta personuppgiftssamordnaren.

Följande personuppgifter kommer att lagras i rekryteringsdatabasen:
De uppgifter du själv fyller i på webbplatsen, ditt CV och personliga brev samt annan information som du lämnar till oss så som betyg och intyg. Dessutom kan vi komma att registrera anteckningar från intervjuer, samtal med referenspersoner och resultat från personlighetstester. Personuppgifterna kan komma att hanteras av ett så kallat personuppgiftsbiträde som sköter driften av datasystemen.

Du har rätt att en gång per år utan kostnad få information om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig själv i Eksjö Kommunfastigheter AB rekryteringsdatabas. Skicka din skriftliga begäran till Eksjö Kommunfastigheter AB.

Märk gärna kuvertet med ”Personuppgiftssamordnare”. Om du anser att någon uppgift om dig är felaktig eller missvisande, bör du kontakta oss omedelbart. Du kan även meddela oss om du på något sätt vill begränsa hanteringen av dina personuppgifter, invända mot behandlingen eller radera uppgifter.

Alla offentliga organ i Sverige måste ha ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudets övergripande uppgift är att övervaka att organisationen följer dataskyddsförordningen.

Eksjö Kommunfastigheters dataskyddsombud nås via Höglandsförbundet, e‑post dataskyddsombud@hoglandet.se. Information om dataskyddsombudet finns på Höglandsförbundets webbplats Länk till annan webbplats..

Du får gärna kontakta oss med frågor eller klagomål som rör behandling av personuppgifter. Du har även alltid rätt att framföra klagomål om behandlingen av dina personuppgifter till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigeheten Länk till annan webbplats..

Den som är ytterst ansvarig för att dina personuppgifter hanteras enligt dataskyddsförordningen, GDPR, är bolagets styrelse.